El Reino Unido (UK) ha sido y sigue siendo un epicentro de negocios crítico para las empresas multinacionales. Así, el país ocupa la novena posición de una lista de 190 economías que anualmente califica el Banco Mundial. Ahora bien, es fundamental que los empleadores que deseen poner en marcha una actividad en el Reino Unido conozcan y entiendan cuáles son los componentes clave para elaborar las nóminas de sus empleados.

Calcular la nómina

En la actualidad el proceso para crear una empresa en el Reino Unido es relativamente breve y su registro bastante rápido, dependiendo del tipo de negocio y sociedad. En muchos casos las empresas también deben registrarse para poder aplicar IVA.

Independientemente del tipo de entidad que se esté registrando, todos los empleadores deberán igualmente inscribirse y realizar aportaciones al Seguro Nacional (NI) y al impuesto conocido como PAYE (Pay As You Earn).  Se gestiona a través de la HMRC (Royal Revenue) y se puede hacer online. Es importante tener en cuenta que la inscripción debe haberse completado antes de la primera fecha de pago, y considerando el plazo de hasta 5 días para obtener el número de referencia PAYE del empleador.

Una vez obtenido dicho número de referencia, son muchas las empresas que optan por subcontratar los servicios de nómina a un proveedor, ya que este mercado está muy desarrollado en el Reino Unido.

A la hora de contratar

Cuando se contrata un nuevo empleado, éste deberá adjuntar un formulario actualizado llamado P45, entregado por empleador anterior. El P45 es un documento importante donde se detallan las ganancias y los impuestos acumulados de los empleados.  Si el empleado no dispone de este P45, tendrá que rellenar lo que se denomina ‘Starter Checklist» (Lista inicial de comprobación).

Todos los empleados firman un contrato de trabajo con su empleador.  En algunos casos, es necesario tener en cuenta los convenios colectivos, si existen sindicatos o asociaciones de personal.  Además, el empleador debe entregar a sus trabajadores una «declaración escrita con los detalles del empleo» siempre que la relación contractual se acuerde por un periodo de un mes o más. Dicha declaración no es un contrato de trabajo, sino que incluye las principales condiciones del empleo. El empleador debe proporcionar la declaración escrita dentro de los dos meses siguientes al inicio del empleo.

Remuneración salarial

El salario mínimo está regulado por el National Minimum Wage (NMW), y depende de la edad del empleado.

En el Reino Unido las pagas no se reparten en 13 o 14 meses. Lo normal es que un empleado reciba un salario mensual distribuido en 12 pagas.

Es habitual que en los contratos se acuerde el pago de bonificaciones, pero no hay bonificaciones establecidas legalmente. Al margen de las prestaciones no remuneradas (por ejemplo, en lugar del derecho a vacaciones mínimas acumuladas) no existen requisitos reglamentarios en concepto de indemnización por cese excepto por “despido por redundancia”. Esto se produce cuando el empleador decide prescindir de los servicios del empleado porque la empresa tiene demasiados trabajadores para el volumen de trabajo, es decir, decide despedir a alguien porque el trabajo resulta redundante

Impuestos y Retenciones

En 2014 el Reino Unido fue líder en simplificación y centralización de informes de nóminas gracias a la introducción de la información en tiempo real (RTI).  El sistema RTI requiere que todos los datos de nómina de pagos, deducciones, impuestos sobre la renta y contribuciones sociales, sean reportados a HMRC sobre una base de pago según ingresos (PAYE) en tiempo real, cada vez que un empleado es remunerado. Los sistemas de nóminas del país fueron objeto de una importante reforma para conectarlos con el portal del gobierno que enlaza con el HMRC.

Los requisitos RTI han hecho mucho más difícil para los empleadores volver a calcular las nóminas y gestionar los procesos de trabajo. Sin embargo, los empleadores no tienen que presentar la información correspondiente a un año al final del ejercicio fiscal, lo que evita una carga administrativa significativa. Como parte del RTI, los empleadores también tienen que comunicar al HMRC las incorporaciones y ceses de empleados o los cambios en sus circunstancias profesionales y personales, por ejemplo, el ascenso a director.

La tasa del impuesto sobre la renta depende del código de impuestos de empleado asignado por el HMRC. Estos números del código de impuestos indican al empleador o al prestatario de las pensiones la cuantía que un empleado ingresará libre de impuestos a lo largo de ese año fiscal.  Las letras de dicho código de impuestos hacen referencia a la situación del empleado y a cómo afecta a su subsidio personal.  La tasa real puede oscilar entre 0% y 45%.

El Sistema de Seguridad Social del Reino Unido cubre una amplia gama de prestaciones sociales, desde la pensión hasta el permiso de maternidad y el desempleo. Las cotizaciones de los empleadores y los empleados varían en función de la situación laboral y el salario.

Permisos

Legalmente la mayoría de los trabajadores tienen derecho a 5,6 semanas de vacaciones remuneradas. Los días festivos no se consideran vacaciones pagadas, pero el empleador tiene la opción de incluir dichos festivos como vacaciones anuales obligatorias del trabajador. Puede además, otorgar más días festivos de los legalmente establecidos.

Los empleados pueden ausentarse del trabajo en caso de enfermedad. Deberán justificar ausencias de más de 7 días de duración. Los empleados que reúnan los requisitos  pueden recibir 94,25 libras esterlinas a la semana en concepto de Statutory Sick Pay (SPP) o Subsidio por enfermedad legal durante un máximo de 28 semanas.

Las madres que reúnen los requisitos tienen derecho a un permiso legal de maternidad de 52 semanas. Esta baja se compone del permiso de maternidad ordinario – durante las primeras 26 semanas- y el permiso de maternidad adicional – en las últimas 26 semanas. La prestación legal de maternidad (SMP) se abona hasta la semana 39.

Recientemente, el gobierno del Reino Unido ha puesto en marcha el permiso parental (SPL) y la remuneración parental compartida (ShPP) para las parejas que reúnan las condiciones necesarias para tener un bebé o adoptar un niño.  En esos casos, pueden compartir hasta 50 semanas de baja y hasta 37 semanas de prestación entre ambos.

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