Holanda, denominada “países bajos” durante el Sacro Imperio Romano por su orografía llana y los innumerables ríos, canales y lagos que la recorren, es un país de tamaño modesto, pero densamente poblado. De hecho, va camino de convertirse en una de las economías más avanzadas del mundo, con mucho que ofrecer a cualquier empresa que desee expandirse hacia el mercado holandés.

Así, es importante que empleadores y empleados internacionales, residentes y no residentes, tengan en cuenta ciertas consideraciones:

Requisitos de los nuevos empleadores

Los empleadores no residentes deberán registrar la entidad en la Administración de Impuestos y Aduanas de los Países Bajos antes de contratar personal. Una vez registrados, obtendrán un número de identificación fiscal que deberá enviarse junto con toda la información relativa al sector económico al que pertenece, los periodos de nómina, los plazos de presentación y las autoridades de contacto.

El número de identificación fiscal es importante porque se utiliza tanto para la presentación de las declaraciones del impuesto sobre la nómina como para todas las demás comunicaciones relevantes con las autoridades, entre ellas, las autoridades fiscales holandesas (Belastingdienst) y la Oficina de Empleo (UWV).

Excepcionalmente, y durante tres años, las autoridades pueden exigir a una empresa que, en el caso de nuevos empleados, envíe una notificación el primer día de trabajo. En el caso de los trabajadores no residentes, siempre es aconsejable verificar su situación laboral de antemano. Independientemente de la situación laboral del empleado, el empleador recibirá una notificación de las autoridades fiscales holandesas en caso de que exista la obligación de realizar dichos informes en el momento de la contratación, y en este caso, no habrá obligación de presentar notificaciones el primer día.

Contratación de nuevos empleados

Es obligatorio contar con un número de servicio social -SOFI o BSN (burgerservicenummer)- para poder llevar un archivo de cada empleado a efectos fiscales, que será utilizado por todos los organismos de función pública holandeses. La empresa deberá solicitar este número dentro de los tres días siguientes a la fecha de inicio de los empleados en la empresa.

El empleado debe presentar un documento oficial de identificación, además del carnet de conducir, completar un formulario de impuestos salariales (loonbelastingverklaring) detallado, y elegir si participará o no en el crédito fiscal de nómina antes de la primera nómina. Toda esta documentación deberá ser almacenada durante un periodo de cinco años a partir de la finalización de la relación contractual.

Además, es importante tener registrado el domicilio fiscal del empleado en su expediente. En el caso de que dicho domicilio no se encuentre en los Países Bajos, es necesario administrarlo ya que influye en el importe de los créditos fiscales sobre la nómina, a los que empleado y empresario tienen derecho.

Fallo del 30% en los Países Bajos

En algunos casos, empleados y empresarios pueden beneficiarse de una exención fiscal de hasta el 30% sobre los salarios imponibles durante un máximo de cinco años, lo que se conoce como el “fallo del 30%” (30% ruling). Esta exención está reservada para empresas holandesas y empleados altamente cualificados contratados en el extranjero.

Para poder acogerse a esta exención, la base imponible anual del trabajador debe ser, como mínimo, de 37.743 euros.  Se especifican además los siguientes requisitos:

  • El empleado deberá haber vivido al menos a 150 km de la frontera del país durante más de 16 meses.
  • El empleado es 100% responsable de cualquier impuesto al salario que resulte.
  • Se debe completar y presentar ante las autoridades fiscales holandesas el formulario de la reducción fiscal del 30%.

Una vez las autoridades fiscales holandesas den su aprobación, la exención fiscal del 30% entrará en vigor. Se recomienda presentar el formulario lo antes posible, debido a que es frecuente que el procesamiento de la documentación se dilate en el tiempo.

Impuesto sobre salarios y Seguridad Social

Toda empresa, residente o no, que aporte trabajadores a los Países Bajos está, en principio, sujeta a la retención de impuestos sobre el salario y para la seguridad social. Si una empresa extranjera contrata trabajadores dentro de la jurisdicción holandesa, éstos se convierten en lo que se conoce como “residente virtual” y el empleador deberá cumplir con la normativa holandesa a la hora de calcular la nómina.

La nómina holandesa consta de muchos elementos básicos y el empleador está sujeto a ciertas retenciones en nombre del empleado. En concreto, al impuesto sobre la nómina que es un porcentaje combinado del impuesto sobre el salario –de entre el 9 y el 10,45%- y de las cotizaciones a la seguridad social -que se sitúan en torno al 35,65%-. En cada nómina el empresario retendrá el impuesto sobre el salario gravable, utilizando una tasa fija o progresiva. La tasa impositiva más alta es del 51,75% y se aplica a los ingresos anuales superiores a 68.508 euros. Los empleadores también son responsables de retener las cotizaciones obligatorias a la seguridad social, cuyo porcentaje es variable según el tipo de empleo y sector.

Las declaraciones del impuesto sobre la nómina se presentan por periodo remunerado, según el tipo de aportación. Existe una declaración para el impuesto sobre la nómina, que incluye el impuesto sobre los salarios y la seguridad social, así como una declaración para las cotizaciones a la seguridad social. Esto, junto con más de otros 100 tipos de elementos informativos de datos individuales de cada empleado se envía electrónicamente a las autoridades fiscales holandesas y se realiza un pago basado en los importes comunicados en la nómina.

Algo más complejo es la parte relativa al plan de pensiones holandés, basado en tres pilares.  Este sistema de pensiones es una combinación entre un sistema de reparto en el que es la población activa quien cubre totalmente las prestaciones (como ocurre con el sistema de pensiones público de los Estados Unidos) y una pensión de capitalización privada similar a la de Hong Kong, en la que los empleados contribuyen a sus pensiones de forma individual. Los tres pilares son las pensiones estatales, las pensiones colectivas complementarias y las pensiones individuales privadas.

El primer pilar está destinado a asegurar un ingreso básico y está vinculado al salario mínimo federal obligatorio. El segundo pilar, que también se retiene de los ingresos de los empleados, es el plan de pensiones colectivo, cuyos fondos son administrados por organizaciones sin ánimo de lucro en nombre del empleado. Por último, el tercer pilar se refiere a los empleados que trabajan en sectores sin convenios colectivos. Todas estas contribuciones se deducen de los ingresos fiscales, con un tipo de hasta el 17,9%, y se percibe en forma de seguro nacional.

Por último, también existe un sistema denominado “Coste del Régimen Laboral” (wekkostenregeling), que establece la manera en que los gastos relacionados con el trabajo deben ser administrados y gravados. Es importante señalar que todos los costes son salariales por naturaleza, con una exención específica que permite los pagos libres de impuestos. También existe un presupuesto de costes relacionados con el trabajo del 1,2% sobre el salario imponible anual por empleado, que puede pagarse libre de impuestos si ciertos costes se asignan claramente a ese presupuesto. Si se excede este presupuesto, el empleador está obligado a pagar el 80% del salario final recaudado por las autoridades fiscales holandesas durante el proceso de declaración de impuestos.

Mantenimiento de registros y presentación de informes

Cualquier empresa holandesa que emplee al menos a un empleado está sujeta a la obligación de conservar registros con condiciones específicas que deben cumplirse para adecuarse a la normativa. Incluso en el caso de que la empresa mantenga sus registros de nómina en otro país, la Administración de Impuestos y Aduanas debe poder acceder fácilmente a ellos en cualquier momento si así lo solicita.

Todos los empleadores deben archivar y conservar las declaraciones de los salarios anuales de cada empleado por un periodo máximo de siete años, después de que la relación contractual haya terminado. Estas declaraciones, o nóminas, deben contener información básica del empleado con los cálculos brutos y netos de su remuneración y, si así se desea, en formato digital. Al final de cada año natural, todos las empresas deberán emitir una declaración anual de ingresos , sin perjuicio de que el empleado pueda recibirla cuando así lo solicite o en caso de despido.

Cuota de Transición por Despido / Extinción

En los Países Bajos no existe obligación de información por parte del empleador en caso de despido. Evidentemente, lo mejor es un despido amistoso, de mutuo acuerdo. Sin embargo, cuando una empresa trata de rescindir un contrato de trabajo de al menos dos años de duración, deberá abonar una “tasa de transición” conocida como “transitievergoeding”. Si bien no es necesario pagar ninguna cantidad en el caso de que el despido sea procedente, para el resto, los honorarios se calculan considerando el número de meses de salario pendientes, la edad del empleado y el número de años de servicio. Cualquier pago final, por extinción de la relación contractual, está prevista para, o antes de, la siguiente fecha de pago tras la finalización del contrato del empleado.

Dejarse asesorar por expertos en nóminas, con conocimiento y experiencia local, es lo más recomendable a la hora de instalarse en un nuevo mercado como el holandés. Ellos se asegurarán de que usted y su negocio estén siempre en consonancia con las regulaciones locales.