Ecuador es conocido por sus hermosas montañas, selva y, por supuesto y entre muchos otros, las Islas Galápagos. Pero es también un gran lugar para las compañías que están tratando de continuar con su expansión, procesos internacionales y estrategias de expansión. Actualmente el país ocupa el puesto 123 en el ranking Doing Business. Cada vez más entidades están estableciendo allí sus operaciones, particularmente en Quito, la capital.

Para todos ellos, ofrecemos los aspectos básicos sobre el funcionamiento y la gestión de todo lo relacionado con la nómina en este país antes de contratar personal.

Nuevas contrataciones

  • ¿Se requiere registro local? Si es así, ¿cuál es la fecha límite?
    Sí, cuando una empresa tiene un nuevo empleado, deben informar al IESS (Instituto de Seguridad Social) y al Ministerio de Trabajo. Tienen 30 días para notificar todos los ingresos nuevos.
  • ¿Cuál es la lista de documentos que deben proporcionarse para los registros?
    • Contrato de trabajo firmado por el Representante Legal y el empleado
    • Cédula de Identidad, pasaporte o cualquier identificación personal en Ecuador
    • Factura de servicio básico o de servicios públicos / factura que deberá contener la dirección del empleado
    • Certificado de discapacidad del empleado (en caso que sea necesario)
    • Código IESS si el empleado es extranjero

Se necesita además información personal completa del empleado, además de los documentos anteriores, en caso de que se encuentre en dichas situaciones, como por ejemplo certificado de matrimonio, de discapacidad de dependientes o de nacimiento en caso de hijos menores de 18 años.

  • ¿El empleador necesita mantener los archivos del empleado físicamente en la oficina o electrónicamente es suficiente?
    Es importante mantener la información física en la oficina de la compañía.

Finiquitos y salida de personal

  • ¿Se requiere registrar la salida de personal? Si es así, ¿cuál es la fecha límite?
    Sí, cuando se produce una finalización de la relación contractual, la empresa debe informar al IESS (Instituto de Seguridad Social) y al Ministerio de Trabajo. En el sitio web del Ministerio de Trabajo, el empleador debe emitir el documento legal para las terminaciones (Acta de Finiquito). Tienen 30 días para informar de cualquier cambio.
  • ¿Cuál es la lista de documentos necesarios para registrar la salida del personal?
    El documento legal emitido por el sitio web del Ministerio de Trabajo, Acta de Finiquito, es el documento requerido que debe ser firmado por el Representante Legal y el empleado. El empleado también debe enviar una carta o un correo electrónico con la decisión de rescindir el contrato de trabajo. Todos estos procesos deben quedar registrados.

 Riesgos asociados con el proceso de nueva contratación y finalización

  • Nuevas contrataciones
    • IESS (Instituto de Seguridad Social): La empresa puede informar durante los tres meses siguientes, pero con una multa del 4 % sobre el salario del empleado. Si la empresa no informa en 90 días, debe presentar una solicitud al IESS y registrar después del trámite oficial en el IESS.
    • Ministerio de Trabajo: No hay una multa específica. Sin embargo, si la empresa no gestiona la carga de la información del empleado, no puede emitir el documento de terminación laboral (acta de finiquito) o informar cambios en el salario.
  •  Salida de personal
    IESS (Instituto de Seguridad Social): Si la compañía se demora en el registro, pagará a la seguridad social por el período de tiempo durante el que no informen de la finalización de la relación laboral. Será un costo adicional para la empresa no deducible.
  • Ministerio de Trabajo: No hay una multa específica.

Días de Vacaciones

  • ¿Los días de vacaciones se procesan a través de la nómina mensualmente?
    Cada mes el empleador tiene que hacer la provisión de vacaciones. En Ecuador, los empleados tienen quince (15) días de vacaciones, incluidos los fines de semana -es decir once (11) días hábiles-. En caso de materializar estas vacaciones, el empleador debe ingresar en la nómina del empleado los días disfrutados.
  • ¿Cuáles son las reglas para el procesamiento?
    La provisión de vacaciones se calcula cada mes en base al salario + tiempo extra + bono + otros ingresos, lo que significa que todos lo ganado por el empleado dividido por 24. Los días se calculan en fechas proporcionalmente durante el año.
  • ¿Se procesan las acumulaciones a través de la nómina para los días de vacaciones?
    Sí, cada mes el empleador tiene que hacer la provisión y mantener un detalle de los días disfrutados y los días pendientes.
  • ¿Los empleados necesitan proporcionar alguna documentación para solicitar días de vacaciones? Si es así, ¿debe estar firmado en papel?
    Sí, para un mejor control los empleados deben enviar un correo electrónico o una carta firmada con la solicitud y aprobación de su superior para los días de vacaciones que se tomarán.

Meses adicionales

  • ¿Hay meses adicionales que deben procesarse a través de la nómina (por ejemplo, 13 meses)?
    Durante el año, el empleador debe preparar información para el pago del Décimo Tercer Sueldo, Décimo Cuarto Sueldo, Impuesto a la Renta de los empleados en relación de dependencia o Participación en las utilidades.
  • Si es así, ¿cuáles son las reglas de acumulación y cuándo se pagan?
    • Décimo Tercer Sueldo, se calcula tomando todos los ingresos del empleado durante el año dividido por 12 (meses) = similar a un salario adicional. La empresa debe pagar a los empleados hasta el 24 de diciembre.
    • Décimo Cuarto Salario, es un monto fijo que se paga al empleado de US$400 (para el año 2020) cada año el monto cambia. La empresa debe pagar a los empleados hasta el 15 de agosto.
    • Impuesto a la Renta de los empleados en relación de dependencia, es un anexo que debe ser presentado al SRI (Servicio de Rentas Internas) con información sobre las retenciones de impuestos para empleados durante el año fiscal. La empresa debe hacer retenciones para los empleados cada mes en función de una tabla (se actualiza cada año) y pagar al SRI todos los meses. El informe anual (acumulado) debe ser presentado en enero.
    • Participación en las utilidades, es un detalle que el empleador debe presentar al Ministerio de Trabajo y el cálculo se basa en el 15 % de las ganancias de la compañía en el año fiscal. Esta cantidad la compañía debe pagar en abril a los empleados.

Salario y Prorrateo

  • ¿Se divide el salario anual entre 12? Sí.
  • ¿Cuáles son las reglas / fórmula de prorrateo en caso de que un empleado no reciba un salario completo durante el mes?
    El empleador debe considerar los 30 días por mes en cualquier caso.

Fiscalidad y Seguridad Social

Seguridad social: la empresa debe asumir el 12,15 % de todos los ingresos de los empleados. Adicionalmente el empleado debe pagar el 9.45 % por todos los ingresos recibidos, que son descontados en el rol. El descuento y pago a IESS es mensual.

Retención del impuesto sobre la renta para empleados: la empresa retiene el impuesto sobre la renta del empleado que está en relación de dependencia y se calcula sobre todos los ingresos, disminuyendo los gastos personales autorizados. La base para el cálculo es de US$11.315 de ingresos en el año.

Personas naturales y sucesiones indivisas. Año 2020:

Fracción Básica

Exceso hasta

Impuesto sobre la fracción básica

% Impuesto sobre la fracción excedente

11.315 0%

11.315,01

14.416

5%

14.416,01

18.018 155

10%

18.018,01

21.639 515

12%

21.639,01

43.268 950

15%

43.268,01

64.887 4.194 20%

64.887,01

86.516 8.518

25%

86.516,01 115.338 13.925

30%

115.338,01 En adelante 22.572

35%

  • ¿Qué elementos están exentos de impuestos y seguridad social?
    Únicamente los reembolsos de los empleados.
  • ¿Cuándo deben pagarse las contribuciones a las diferentes autoridades?
    De acuerdo a lo detallado anteriormente.
  • Además de los impuestos y la seguridad social, ¿hay algún otro pago que deba hacerse a otra autoridad? En caso afirmativo, ¿cómo se calcula y cuándo debe pagarse?
    De acuerdo a lo detallado anteriormente.

Horas Extras

  • ¿Cuáles son los diferentes tipos de horas extras pagadas y las reglas asociadas?
    Las horas extra se consideran después de las horas normales, con un máximo 4 horas por día y 12 horas por semana, y tienen un recargo del 25 % sobre el salario. Si el empleado trabaja hasta las 24:00 horas tiene un recargo del 50 % del salario y si el trabajo es entre las 24:00 h y las 6:00 h del día siguiente el recargo es del 100%.
  • ¿Cómo se calculan (por ejemplo, en función de la tarifa por hora)?
    El cálculo es salario mensual / 240 (8 horas por 30 días) * 125% o 50% o 100% * # horas extra.
  • ¿Cómo se calcula la tarifa por hora de los empleados?
    Es el salario mensual / 240 (8 horas por 30 días)

Incremento legal

  • ¿Hay algún aumento legal que deba procesarse durante todo el año? ¿Si es así, cuándo? ¿Cuáles son las reglas / bases de cálculo en la ley?
    Normalmente los aumentos salariales se dan una vez al año. En empresas privadas el monto depende de la decisión de la empresa. En enero de cada año, el gobierno anuncia el aumento en el salario básico. Para el año 2020 el salario básico es de US$400.00
  • ¿Existen aumentos legales resultantes de los acuerdos sindicales?.
    No existen aumentos salariales de acuerdos sindicales. En Ecuador, los acuerdos sindicales casi han desaparecido.

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Erika Chuquimarca

Erika Chuquimarca
Country Manager Ecuador

Kira Rubiano

Kira Rubiano
Head of International Payroll Management Dept. Head of US CRM Hub

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