Pese a que la pandemia COVID-19 ha supuesto que el mundo tal y como lo conocíamos se detenga, seguimos viviendo en un mundo hiperconectado. Y aunque queda por delante saber si, como algunos aventuran, esto supondrá el fin de la globalización o si, al igual que sucedió tras la crisis de 2008, supondrá un empuje a los procesos de internacionalización lo que está claro es el papel determinante que la tecnología juega y jugará, con especial mención a los procesos de nómina y las operaciones lideradas por los profesionales de este campo.
En los últimos años, y ahora motivo todavía más en un escenario poscoronavirus, las operaciones multipaís se definen siempre por la elevada exposición, lo cual implica una necesidad constante de control, accountability e información actualizada y siempre disponible. Con legislaciones que cambian con rapidez y adaptándose a las circunstancias inesperadas que vivimos, es necesario disponer de la visibilidad suficiente para manejar con garantías todo el proceso, desde el inicio hasta el fin y en cualquier geografía en la que se opere.
Retos en los procesos de gestión internacional de nómina
En ese contexto, el profesional de RRHH se ve especialmente expuesto ante la necesidad de coordinar y liderar múltiples mercados, cada uno de los cuales avanza a un ritmo determinado y se recupera de una pandemia que ha afectado a todos, pero no a todos por igual.
El profesional que lidera estos procesos de gestión de nómina es el encargado de llevar un barco que navega en aguas en donde se mueven múltiples factores. Desde ciberseguridad y necesidad de adaptación a un nuevo paradigma digital, pasando por el impacto que nuevas modalidades laborales (como el teletrabajo, impuesto como solución casi universal) tiene en estos procesos, o la propia incidencia que la pandemia está teniendo a nivel humano.
Así pues, si sumamos los factores precoronavirus y los que se han añadido tras esta situación, estos son algunos de los retos que el profesional de Recursos Humanos al mando de la gestión de los procesos internacionales de nómina debe manejar:
- Diferencias culturales.
- Distancia física, con componentes como la diferencia horaria o nuevas modalidades laborales como el teletrabajo
- Falta de recursos globales.
- Falta de liderazgo global.
- GAP en cuanto a habilidades digitales
- Ciberseguridad y compliance. Gestión de la privacidad de los datos. Adaptación a múltiples legislaciones y normativas cada vez más exigentes
- Movimientos de dinero.
Modelos de gestión asociados a la tecnología
La tecnología debe ser un driver imprescindible en esta situación, pero debe ir acompañado de un modelo que aporte valor añadido a la gestión del proceso.
Respecto a esto, si llevamos a cabo una simplificación, podemos citar dos modelos organizativos. Un sistema tradicional, en el que la tecnología está presente, pero mediante soluciones poco seguras y eficientes como la comunicación vía email; y un sistema en el que la tecnología es el elemento centralizador y permite aportar auténtico valor añadido y diferencial.
Desde un punto de vista tradicional, la información es transmitida de forma “caótica”, derivada del flujo irregular de inputs y outputs en el proceso de nómina. El HRBP (Human Resources Business Partner) situado en la sede central, es el punto principal de salida y entrada de esta información que continuamente intercambia con sus gestores locales gestionando la nómina de cada una de las localizaciones de la empresa.
Necesariamente esto se traduce en una baja visibilidad del proceso debido a que no existe una monitorización del mismo:
- En primer lugar, las comunicaciones son a través de correo electrónico, no existen procesos estandarizados ya que atienden exclusivamente al cumplimiento local de la nómina de cada país.
- En segundo lugar, los reportes de nómina son generados básicamente en formato local.
- En tercer paso, pero no menos importante, los riesgos de errores y sanciones son más elevados.
En un sistema de gestión MultiCountry en el que la tecnología y procesos juegan un papel capital, el orden, la disponibilidad y visibilidad de la información son la base del funcionamiento del proceso. Esto se deriva de la integración de una misma plataforma tecnológica de nómina para todos los países. Los principales agentes de cada uno de los países reportarán al HRBP que se encuentra a la cabeza del proceso, a través de un único punto de contacto y un sistema global de traspaso de información.
La capacidad de dar el mismo lenguaje a todos los procesos de nómina en cada uno de los países, así como la monitorización del proceso en su totalidad de principio a fin, genera una visibilidad mayor y el control de la actividad en cada una de nuestras localizaciones.
Es importante recalcar que cuando hablamos de tecnología no nos referimos simplemente a un software de nómina, sino a un modelo que va mucho más allá al hacer uso de los datos de la nómina a nivel global, lo que permite interpretar los datos de manera global y ser capaz de optimizar el tiempo de operaciones.
La tecnología es la solución que acompaña en la actividad internacional y permite unificar los procesos, lo que facilita simplificar las opciones de outsourcing y ayuda a la gestión centralizada de la administración de personal y la nómina.
Desde Auxadi creamos valor con la tecnología desarrollando una plataforma de gestión de nómina y de administración del personal que hace ser a nuestros clientes más fuertes en lo relativo al Payroll Intelligence. No sólo permite disponer de los datos de nuestra propia empresa, sino que además permite analizarlos creando conocimiento sobre el medio y facilitando la toma de decisiones y las estrategias en la empresa. Los informes en tiempo real sobre la evolución de la plantilla en la empresa o los costes de empresa por empleado son una herramienta fundamental a la hora de diseñar los planes de futuro de una empresa.
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