Por normal general, las relaciones laborales en México se caracterizan por la rigidez legal y la flexibilidad de hecho. Se trata de un país cuyo mercado laboral se ha visto influenciado por la práctica inexistencia de reformas laborales significativas que han llevado a la segmentación del propio mercado laboral. A partir de esta premisa, vamos a analizar los aspectos prácticos y relevantes en el área de Administración de Personal y Payroll.
México está compuesto de 32 entidades federales que se regulan por la misma ley en materia laboral: la Ley Federal del Trabajo. Cuando una compañía decide establecerse en México deberá atender a los registros de Compañía correspondientes según el siguiente detalle:
Registro ante el SAT: SHCP – SAT – Secretaría de Hacienda y Crédito Público a través del Servicio de Administración Tributaria – Es la recaudadora de impuestos del Gobierno Federal en México.
Registro ante la Seguridad Social: IMSS – Instituto Mexicano del Seguro Social – Institución gubernamental mexicana dedicada a brindar servicios de salud a la población. Sus programas se enfocan a salud, jubilación, discapacidad, vivienda y beneficios para sobrevivientes y sus familiares.
Registro para el ISN – Impuesto Sobre Nóminas a través de las Secretarías Locales de Administración y Finanzas – Cada Estado administra su propio sistema tributario de impuestos locales.
Cabe la posibilidad de hacer un cuarto registro ante Instituto Nacional de Inmigración.
Una vez registrada, la empresa podrá iniciar el proceso para contratar personal de acuerdo a lo siguiente:
- La LFT recoge la obligatoriedad de elaborar y firmar un contrato laboral entre el empleado y el empleador, donde se estipule la forma de contratación, sueldo, prestaciones y demás características de la relación laboral.
- No es necesario ningún formato de registro especial; basta con un expediente donde se recoja la información personal, académica, fiscal y de seguridad social del empleado.
- Se debe dar de alta al empleado en la página web de la Seguridad Social.
- En este sitio web se pueden realizar movimientos salariales y registrar altas y bajas de personal.
- Existen varias formas de contratación: por tiempo determinado, por tiempo indeterminado, por inducción, por capacitación inicial, etc.
Prestaciones y retenciones en el cálculo de nómina
Uno de los aspectos fundamentales que una empresa debe tener en cuenta a la hora de formalizar el payroll en México es el pago de las PTU o Participaciones de los trabajadores en las Utilidades de la Empresa. Este tipo de desembolsos requieren de un análisis de costes previo, ya que la Ley establece que los ingresos declarados en el Impuesto de Sociedades generan una utilidad fiscal que debe ser repartida entre los trabajadores.
El siguiente cuadro refleja cuáles son las prestaciones obligatorias por Ley y las adicionales:
A la hora de calcular las retenciones a aplicar en la nómina deberemos atender a lo siguiente:
- IMSS: son las cuotas retenidas por el empleado y pagado por el empleador, así como cuotas únicamente patronales.
- IRS: es el impuesto retenido al empleado y pagado por el empleador que se determina en función de la base gravable. Es un impuesto progresivo que atenderá a las percepciones salariales que reciba el trabajador.
- ISN: los impuestos locales son obligaciones exclusivas de las empresas que no tendrán deducción en nómina para los trabajadores.
En el siguiente cuadro se puede apreciar las diferencias en las cuotas y la periodicidad en los pagos:
El recibo de nómina
Desde el año 2012 es obligatorio que todos los recibos de nómina sean validados, certificados por el SAT y timbrados por medio de un proveedor autorizado certificado y un software de nómina con Interface al SAT.
Gracias al timbrado y a que desde el año 2018 toda la información sobre sueldos y salarios debe ser previamente comunicada a través del timbrado al SAT, éste ha eximido a las empresas de presentar las declaraciones anuales de sueldos y salarios.
Desvinculaciones de la Compañía
En México existen dos tipos de documentos que deberemos facilitar a los trabajadores en caso de su salida de la Compañía: el finiquito y la liquidación.
- Son los documentos que se utilizan en el caso de salidas voluntarias. Deben cubrir los siguientes conceptos:
- Sueldo de acuerdo a los días pendientes de pago
- Aguinaldo proporcional a la fecha de pago
- Vacaciones no disfrutadas
- Prima vacacional
- Demás conceptos a los que por ley o por contrato el empleado tenga derecho.
- Se aplican en el caso de baja forzosa por decisión del empleador, sin atender a ninguna razón imputable al trabajador. Se deberán cubrir los siguientes conceptos:
- Todos los conceptos del pago del finiquito.
- Indemnización de 90 días de sueldo
- Indemnización de 20 días por año laboral o parte proporcional.
- Prima de antigüedad.