La nómina es uno de los aspectos más importantes de cualquier empresa y puede ser una función sumamente compleja para una sola sede, pero ¿qué ocurre si su empresa tiene varias sedes en todo el mundo? ¿Cómo puede estar seguro de que cumple todos y cada uno de los requisitos en materia de impuestos, seguridad social, pensiones, prestaciones y legislación laboral específica de cada país?

Para los equipos centrales de RR.HH. y finanzas, la gestión de nóminas multinacionales es todo un reto, pero resulta esencial para garantizar que la empresa goza de una buena situación legal y cumple los requisitos normativos, y que los empleados están motivados.

La forma más sencilla de asegurarse de que su nómina internacional funciona a la perfección es subcontratar a un proveedor de nóminas especializado.

¿Qué es la externalización de nóminas?

Externalizar las nóminas significa asociarse con expertos externos para que se encarguen de procesar las nóminas por ti.

Un miembro de su equipo interno preparará los datos, incluidos los cambios y datos específicos, como nuevas altas y bajas, vacaciones, bajas por maternidad/paternidad y ascensos o cambios a jornada parcial.

A continuación, estos datos se transfieren de forma segura a su proveedor de nóminas especializado, que se encargará de todas las tareas manuales: horas extraordinarias, impuestos, pensiones, seguridad social, subsidios por enfermedad y cualquier otra suma o deducción oficial, incluidas las prestaciones o subsidios de los empleados (como el complemento por uso de coche o un abono anual para el tren, por ejemplo). Una vez completado todo esto, recibirá la aprobación final antes de que se elaboren las nóminas y se pague a su equipo.

Ventajas de la externalización de nóminas

Externalizar sus nóminas a un socio especializado en nóminas significa menos estrés para su equipo interno. Su equipo no tendrá que estar al día de todos los cambios fiscales y legislativos que pueden afectar a las nóminas, y no tendrá que aumentar su plantilla para gestionar los requisitos específicos de las nóminas de cada país en el que opere.

Un buen proveedor de nóminas como Auxadi, también podrá proporcionarle conocimientos sobre las distintas leyes y requisitos laborales de los lugares en los que opera, así como ofrecerle experiencia en la prestación de servicios de nóminas a empresas como la suya para garantizar el cumplimiento de la legislación y la fiscalidad locales.

Luego está el . La subcontratación de un proveedor especializado en nóminas que disponga de la tecnología más avanzada le evitará tener que invertir en una costosa plataforma de nóminas. El acceso a la solución tecnológica de nóminas adecuada proporciona un gran ahorro operativo, y también puede liberar a sus empleados para funciones más estratégicas.

Utilizar una empresa de nóminas subcontratada también contribuye en gran medida a reducir el riesgo. Disponen de la experiencia y la tecnología que usted necesita para hacer crecer fácilmente su negocio, tanto en términos de personal como de ubicaciones adicionales.

Por último, externalizar la función de nóminas puede resultar más barato que hacerlo uno mismo. Si tenemos en cuenta el tiempo, los recursos y el coste que puede suponer la gestión de nóminas -la regularidad y repetición, cuántos miembros del equipo se dedican a la tarea en cada periodo de pago y los requisitos gubernamentales de presentación de informes que conlleva-, tiene sentido externalizar la gestión de nóminas y despejar a su equipo para que realice un trabajo de valor añadido.

Modalidades de externalización de nóminas

Existen distintos modelos de externalización de nóminas, en función de sus necesidades.

Tramitación

En este servicio, su proveedor se limitará a elaborar las nóminas y realizar las transferencias necesarias.

Usted se encargará internamente de analizar y cotejar los datos, la asignación y la administración, y enviará las cifras finales a su proveedor. Éste elaborará las nóminas y preparará los pagos de acuerdo con sus datos.

Gestión

En este caso, su proveedor se encargará de las nóminas sin que su equipo interno tenga que introducir apenas datos. Lo único que tiene que facilitar son los cambios: altas/bajas, ascensos, información sobre el horario o las horas extraordinarias, etc.

Su proveedor realizará todos los cálculos y asignaciones, incluidas todas las deducciones fiscales y legislativas pertinentes, y usted recibirá la aprobación final antes de que se ejecuten las nóminas y se realicen las transferencias.

Integral

Un servicio integral de nóminas le quita de encima toda la función de nóminas.

Un servicio integral de nóminas le proporcionará soluciones integrales de nóminas, un sistema tecnológico de primera clase y todo el proceso internacional de nóminas se gestionará a la perfección para que pueda interactuar con nuestros equipos y supervisar el estado del proceso de nóminas en todas las ubicaciones.

No sólo eso, sino que un servicio integral incluirá el cálculo y la producción de informes del año fiscal para usted y su equipo, junto con los informes requeridos por los organismos reguladores y gubernamentales, incluidas las autoridades fiscales.

¿Por qué utilizar los servicios de externalización de nóminas de Auxadi?

Por qué Auxadi es su especialista perfecto en nóminas externalizadas:

  • Llevamos más de 40 años procesando nóminas internacionales.
  • Proporcionamos servicios integrales de nómina en más de 50 jurisdicciones de Europa, Latinoamérica y Estados Unidos.
  • Contamos con personal local experimentado sobre el terreno. Conocen perfectamente los regímenes de cada país y se mantienen al día de los cambios.
  • Disponemos de una plataforma tecnológica líder para garantizar que todo el proceso de nómina se gestiona con facilidad.

Podemos ayudarle con los cambios en las nóminas (por ejemplo, beneficios, comisiones, bonificaciones, cálculos de devengo, etc.), informes de nóminas personalizados y a medida y gestión de nuevas contrataciones y despidos.

En colaboración con Microsoft, hemos creado nuestro propio software de nóminas que es intuitivo, accesible en la nube y ofrece una seguridad excepcional. Alojada en Azure y totalmente compatible con la GDPR, nuestra tecnología de nóminas te ofrece un único punto de acceso, permisos de aprobación, gestión de datos y funciones de elaboración de informes en varias ubicaciones. Las revisiones y aprobaciones son automáticas y rápidas, y puedes acceder a todas tus funciones de nómina internacionales a través de una única interfaz.

Además, el acceso y la visibilidad son en tiempo real, por lo que puede obtener los datos que necesita, cuando los necesita.

Para saber exactamente cómo la externalización de nóminas de Auxadi puede ayudarle a hacer su vida más fácil, hoy mismo.

Contacta con nuestro equipo hoy mismo para saber cómo podemos ayudarle

Experiencia internacional – Conocimiento local

Fundada en 1979, Auxadi es una Firma de servicios profesionales de origen familiar que hace más fácil la vida de sus clientes, entre los que se encuentran multinacionales, fondos de Private Equity y de Real Estate. Somos líderes en gestión de servicios internacionales de contabilidad, tax compliance, gestión de nómina y creación y administración de SPVs. Conectamos Europa y América con el resto del mundo a través de nuestra sede en Madrid, oficinas en EE.UU. y nuestras 22 filiales internacionales, prestando servicio en más de 50 jurisdicciones.

Toda la información está actualizada en el año 2023. Este contenido ha sido preparado como guía general sobre asuntos de interés únicamente, y no constituye asesoramiento profesional. En ningún caso se debe actuar en base a la información contenida en este documento sin obtener asesoramiento profesional específico. Ninguna representación o garantía (expresa o implícita) se da en cuanto a la exactitud o integridad de la información contenida en estas páginas, y, en la medida permitida por la ley, AUXADI no acepta o asume ninguna responsabilidad o deber de cuidado derivado de cualquier consecuencia que usted o cualquier otra persona que actúe, o se abstenga de actuar, en confianza en la información contenida aquí o por cualquier decisión basada en ella.