Como está sucediendo ya a nivel global, España no es ajena a la situación de excepcionalidad por la rápida propagación del Coronavirus. Los ciudadanos en particular, pero también las empresas, se están enfrentando a una realidad llena de incertidumbre caracterizada por: la paralización de la actividad económica y del comercio mundial, la caída en las previsiones del PIB, la bajada de tipos de interés a largo plazo, la dificultad para obtener financiación o los procesos de reestructuraciones de plantilla.

El Gobierno de España ha adoptado medidas urgentes para contener el Covid-19 y ha promulgado nuevas leyes con impactos fiscales, legales,  laborales ,mercantiles y económicos para ayudar a las empresas a superar estos momentos de dificultad, como las contenidas en el Real Decreto-ley 8/2020 de 17 Marzo de 2020 y las incluidas en el Real Decreto-ley 11/2020 de 31 de marzo de 2020.

En lo relativo a la gestión de la contabilidad, los responsables financieros tienen el reto de evaluar el impacto económico y las implicaciones contables que el Covid-19 tiene en sus operaciones, así como en la preparación de sus estados financieros individuales y consolidados si fuera el caso.

Para los cierres anuales al 31 de diciembre de 2019, los efectos negativos del Coronavirus en la situación financiera de las empresas se han puesto de manifiesto en marzo de 2020, por lo que nos encontramos desde la perspectiva contable ante un “hecho posterior al cierre del ejercicio” no ajustable, ya que dichos efectos no existían al cierre del ejercicio.

Hechos con impacto económico en la operativa de las empresas tales como el anuncio de ayudas económicas o subvenciones fiscales por parte de los gobiernos, y decisiones tomadas por la dirección de las compañías como por ejemplo, reestructuraciones de personal o incumplimiento de contratos por parte de la empresa o de sus clientes con impacto en su situación patrimonial futura respecto a la existente al cierre del ejercicio 2019 , deben mencionarse en la Nota de Hechos Posteriores de la memoria y cuantificar su efecto siempre que sea posible o al menos indicar la imposibilidad de su estimación.

El contenido de la Nota de Hechos Posteriores dependerá de las circunstancias e incertidumbres concretas a las que se enfrente cada empresa en cuanto a su operativa y actividad, los planes de contingencia aplicados y el cumplimiento de sus obligaciones financieras y su situación de liquidez, entre otras.

Otros aspectos que igualmente deben ser evaluados a efectos de incluir su impacto en la nota de hechos posteriores son:

  • Estimaciones de potenciales deterioro de activos financieros (cuentas a cobrar) y no financieros (incluyendo el Fondo de comercio)
  • Efecto de ruptura de covenants en préstamos y otros acuerdos de financiación que hagan o puedan hacer la deuda exigible
  • Impacto de la suspensión o terminación de contractos y evaluación y su posible consideración como un contrato oneroso
  • No recuperabilidad de los activos por impuestos diferidos
  • Información sobre la naturaleza y el nivel de riesgo procedente de instrumentos financieros: riesgo de crédito, riesgo de liquidez y riesgo de mercado (este último comprende el riesgo de tipo de cambio, de tipo de interés y otros riesgos de precio)
  • Activos contingentes.

Los responsables financieros y contables deben también evaluar los efectos que el Covid-19 tendrá sobre la continuidad de sus operaciones y plantearse si resulta de aplicación la formulación de sus cuentas bajo el Principio de empresa en funcionamiento o si, por el contrario, tuvieran que formularlas bajo el principio de empresa en liquidación, o incluso reformularlas si fuera necesario.

Otro tema a tener en cuenta son las distintas medidas de carácter legal que los gobiernos están tomando para facilitar a las empresas en la formulación y aprobación de las cuentas anuales en la actual situación; ampliación de plazos legales de formulación y aprobación, manera de aprobación, etc. En España, el Real Decreto-ley 8/2020 y las matizaciones incluidas por el Real Decreto-ley 11/2020, a través de los artículos 40 a 43, ha incorporado alguna modificación de las normas mercantiles relacionadas con la formulación y aprobación de las cuentas anuales, mientras dure el estado de alarma:

Plazo de formulación de cuentas anuales

El plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio social para que el órgano de gobierno o administración formule las cuentas anuales, ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas, y, si fuera legalmente exigible, el informe de gestión, y para formular los demás documentos que sean legalmente obligatorios queda suspendido hasta que finalice el estado de alarma. Los órganos de administración podrán optar por formular sus cuentas

  • En el plazo original de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio
  • Con posterioridad al cese del estado de alarma, hasta 3 meses siguientes
  • Durante el estado de alarma

Plazo de emisión del informe de auditoría de cuentas anuales

El plazo mínimo que fija la legislación mercantil para la emisión del informe de auditoría es de un mes desde que se le entreguen al auditor las cuentas anuales debidamente formuladas. En el caso de que, a la fecha de declaración del estado de alarma, ya se hubieran formulado las cuentas del ejercicio anterior, el plazo para la verificación contable de esas cuentas, si la auditoría fuera obligatoria o voluntaria, se prorroga dos meses a contar desde el levantamiento del estado de alarma. El ICAC ha emitido una consulta aclaratoria al respecto. https://www.icjce.es/adjuntos/consulta-icac-efecto.PDF,  de manera que

  1. Si se hubieran formulado cuentas anuales antes del estado de alarma, al auditor dispone de una prórroga de 2 meses para la emisión de su informe
  2. Si se formulan cuentas anuales durante el estado de alarma, el auditor dispondría de dos meses como mínimo para la emisión de su informe desde la fecha de formualación
  3. Si se hubieran formulado cuentas anuales una vez finalizado el l estado de alarma, no sería de aplicación la ampliación del plazo para la emisión del informe de auditoría

Plazo aprobación de cuentas anuales

La junta general ordinaria para aprobar las cuentas del ejercicio anterior se reunirá necesariamente dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales (hasta 6 meses desde el levantamiento del estado de alarma).

Si la convocatoria de la junta general se hubiera publicado antes de la declaración del estado de alarma, pero el día de celebración fuera posterior a esa declaración, el órgano de administración podrá modificar el lugar y la hora previstos para la celebración de la junta o revocar el acuerdo de convocatoria mediante anuncio publicado con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas en la página web de la sociedad y, si la sociedad no tuviera página web, en el «Boletín oficial del Estado».

En caso de revocación del acuerdo de convocatoria, el órgano de administración deberá proceder a nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que hubiera finalizado el estado de alarma.

Forma de celebración reuniones órganos de gobierno y administración

Se flexibiliza la forma en la que se pueden celebrar las sesiones de los órganos de gobierno y de administración y la adopción de acuerdos, de manera que mientras dure el estado de alarma estas podrían realizarse

  • Por videoconferencia o conferencia telefónica
  • Por escrito y sin sesión

Plazo Legalización de libros contables

El Colegio de Registradores, considerando que el plazo para la legalización de los libros contables, está relacionado al de formulación de cuentas anuales, ha emitido un comunicado afirmando que las empresas dispondrán de 4 meses desde la finalización del estado de alarma para la legalización de sus libros contables.

Supongamos que el estado de alarma finaliza el 8 de mayo de 2020, entonces para los cierres de ejercicios a 31 de diciembre de 2019   y suponiendo que no se han formulado las cuentas anuales, debemos vigilar las siguientes fechas contables:

Inicio del Estado de Alarma 14 de marzo de 2020
Fin del Estado de Alarma 8 de mayo de 2020
PLAZOS MÁXIMOS
Formulación Cuenta Anuales 8 de agosto de 2020
Legalización Libros Contables 8 de septiembre de 2020
Aprobación de Cuentas Anuales 8 de noviembre de 2020
Depósito de Cuentas en el Registro Mercantil 8 de diciembre de 2020
Plazo para el informe de auditoría Disponible a la fecha de la convocatoria de Junta General
Cuentas formuladas antes 14 de marzo 2020 Plazo mínimo 2 meses desde finalización del estado de alarma – 8 de Julio de 2020
Cuentas formuladas entre 14 marzo y el 8 de mayo de 2020 Plazo mínimo dos meses desde formulación
Cuentas formuladas después de finalización del estado de alarma Plazo mínimo 1 mes desde formulación

La crisis del Coronavirus está suponiendo importantes retos para todas las empresas y en este contexto la información es esencial. En Auxadi somos expertos en brindar servicios de valor agregado en lo relativo a contabilidad, tax compliance y gestión de nómina internacional. Si necesitas ampliar lo expuesto aquí, no dudes en contactarnos.

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Francisco Ramón Sánchez-Bleda García

Francisco Ramón Sánchez-Bleda
Chief Financial Officer

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