Empezar a operar en un nuevo país es uno de los mayores retos a los que se enfrenta cualquier organización. Una decisión estratégica con importantes cuestiones en materia de contabilidad, tax compliance, representación… De entre todos los aspectos a tener en cuenta, quizás la gestión de nómina es uno de los aspectos que más quebraderos de cabeza puede suponer. Por las implicaciones, complejidades, consecuencias y nivel de detalle y conocimiento local necesarios para su correcta ejecución.

Antes de comenzar a implantar un proceso internacional de nómina, es importante tener en cuenta los siguientes temas, que se pueden convertir en dificultades o, llegado el caso, incluso suponer un problema que afecte a todo el flujo de nómina y, por ende, a la actividad de la organización y al proceso de internacionalización.

Componente cultural

El aspecto cultural es básico cuando se llevan a cabo procesos de internacionalización. Más allá de la deriva que el componente cultural tiene en el plano legislativo (por ejemplo, relativo al número de pagas o la periodicidad de las mismas), el encargado de liderar el proceso internacional de nómina deberá lidiar con equipos deslocalizados y múltiples interlocutores. Controlar el componente cultural de cada país en el que se operará es básico.

Tecnología

La tecnología juega un papel imprescindible. Contar con una solución tecnológica adecuada al compliance local evita sorpresas desagradables en el futuro, y también en el presente. Las empresas multinacionales están cada vez más expuestas a riesgos de ciberseguridad, por ejemplo. Además, contar con soluciones tecnológicas adaptas a las necesidades reales de aquellos que gestionan la nómina alivia los principales pain points de estos procesos, como puede ser la comunicación con los equipos o la disponibilidad en tiempo real de la información.

Control y visibilidad de la información

Y es que continuando con el punto anterior, y ligado con la tecnología, es imprescindible que quien lidere globalmente el proceso de gestión multicountry de nómina tenga toda la visibilidad de la información y el control de la misma. Aunque pueda parecer una obviedad, no lo es tanto debido a la propia realidad de los procesos de internacionalización. Y es que cuando aparecen los problemas derivados de la falta de control de la información, suele ser ya es tarde porque ya estamos presentes en varios países. Así, definir el modelo de gestión y disponer de las herramientas que nos permitan tener el control total en cuanto a reporting es algo que debe estar presente en el road map de la internacionalización, incluso desde antes de comenzar el primer proceso de salida de nuestras fronteras.

Complejidad del propio proceso

Como hemos visto, el proceso de gestión de nómina a nivel internacional es complejo per se. Por tanto, todas las medidas tomadas al respecto deben ir encaminadas a facilitar la vida de quien gestione y lidere el flujo global. La elección del modelo (centralizado vs descentralizado), los canales de comunicación (el email suele ser recurrente, pero no es el medio más seguro, eficiente y cumplidor con la legislación de cada mercado), la elección del formato de reporting (local vs global), la aprobación (nuevamente: se lidera a nivel de cada jurisdicción o se centraliza a nivel global), el lenguaje elegido… Todo lo que impacte en el proceso de nómina debe ir encaminado a facilitar y hacer más eficiente el proceso, no a lo contrario.

El proceso de onboarding

Una solución recurrente es la de contar con un partner que acompañe a las organizaciones en este proceso de gestión y que se encargue de aportar conocimiento local y visibilidad. A este respecto, es también crucial contar con un proveedor que controle el proceso de onboarding y que haga de esta fase una experiencia fluida (garantizando la continuidad de pagos de nóminas y, por tanto, de la actividad) y que tenga flexibilidad para adoptarse a los procesos de la empresa y, a la vez, aporte valor.

En resumen

Liderar la función de nómina es complejo, máxime cuando se realiza a nivel multipaís e internacional. Contar con soluciones tecnológicas a la altura o modelos de gestión que hagan más fácil la vida del o la responsable puede suponer la diferencia entre el éxito o el fracaso del proceso. En Auxadi somos expertos en gestión de nómina en más de 50 países. Descubre más aquí. 

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Nicholas Augusto
Int’l Payroll Onboarding Manager

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