Consideraciones para la expansión internacional
Una vez completado el proceso de establecimiento inicial, llega el momento de tener en cuenta un aspecto logístico, pero no por ello carente de importancia. ¿Qué sucede con el espacio físico (es decir la oficina propiamente dicha) en la que operaremos?
Estas son algunas cuestiones a dirimir previamente:
Más allá de las especificidades legislativas del país elegido (como las normas relativas a la capacidad, las disposiciones de health & safety, laborales, etc.), también deberemos tener en cuenta que es posible que en breve operemos con equipos deslocalizados, y que será esencial una comunicación fluida con la oficina central. Es importante tener clara la respuesta a todos estos aspectos, ya que afectarán al uso de la tecnología, la ubicación y recursos…
La primera recomendación sería contar con un equipo de proyecto para gestionar la puesta en marcha de la nueva oficina. Es positivo contar con un director de proyecto, incluir en el proceso al CFO y al CTO, así como al COO y, también, al propio CEO. Marketing o el departamento legal también son departamentos que aportan valor en esta cadena.
Tecnología
La tecnología desempeña un papel indispensable en la oficina actual, y debería ser una de las primeras decisiones a tomar. Contar con soluciones tecnológicas evita sorpresas imprevistas, en el corto y largo plazo. No sólo respecto a niveles de seguridad de los datos, sino también a compliance, mantenimiento de sistemas, integración…
Debemos identificar y profundizar en las funciones específicas del personal local, ya que sus funciones e interacciones determinarán los niveles de acceso a los sistemas que necesitarán. ¿Será el personal local una extensión del equipo de la sede central? ¿O quizás sus niveles de interacción serán puntuales? ¿Con qué frecuencia tendrán que acceder a ficheros o sistemas para desempeñar sus funciones? ¿Necesitamos un sistema PBX interconectado? ¿La nueva ubicación admite uno? ¿Funcionaría mejor el acceso VoiP y basado en la nube para el nuevo equipo? ¿Tiene la nueva ubicación la red necesaria para soportarlo? También deberemos tener en cuenta el número de empleados deseado en la nueva ubicación.
El CTO debe trabajar en colaboración estrecha con el director de compras y el CFO para identificar, buscar y calcular el coste de la mejor solución tecnológica para la nueva sede. Por ejemplo, los plazos de entrega de la telefonía y el hardware pueden dilatarse, especialmente en el contexto actual y con las roturas de suministro y cadena de valor, así como también es importante considerar la formación necesaria.
Cultura de trabajo y seguridad
El aspecto cultural es una consideración clave para la nueva ubicación. Cada país tiene sus propias características culturales, diferentes formas de trabajar y distintas normas de riesgos laborales. Gestionar el componente cultural de cada país es esencial, y debemos cumplir con los requisitos específicos de nuestro nuevo destino. Las normas de health&safety difieren de un país a otro. Por ejemplo, el Reino Unido exige mobiliario ergonómico si el trabajador va a utilizar ordenador durante más de una hora seguida. En Filipinas no hay requisitos ergonómicos, pero debes disponer de una sala de primeros auxilios/enfermería.
Revisa y analiza la normativa de salud y seguridad de la nueva ubicación y planifica las necesidades en consecuencia, considerando también que proporcionar más del mínimo legal será muy útil para el talento e incluso podría mejorar nuestra marca empleadora, facilitando la futura atracción de talento.
Oficinas “as a Service”
Una de las formas más sencillas de trasladarse a una nueva ubicación con rapidez es alquilar un espacio de oficina plug and play.
Los espacios bajo esta modalidad destacan por ser flexibles, estar amueblados y, aunque por supuesto tengamos que aportar nuestra propia infraestructura tecnológica (equipos informáticos), suelen incluir telefonía. Hay toda una gama de características y ofertas, y la tarifa dependerá del uso. Este tipo de espacios suelen contratarse por meses, y son muy útiles como opciones a corto y medio plazo. Hay oficinas de este tipo en todo el mundo, listas y esperando para ofrecer una solución llave en mano para nuevas empresas, especialmente motivado tras la incorporación de nuevas formas de trabajo post COVID-19.
Contar con un espacio propio
La otra opción, a menudo más adecuada a largo plazo, es el alquiler del inmueble.
Esta posibilidad ofrece infinitas oportunidades, la primera de ellas adaptar el espacio como propio.
Para tomar una decisión adecuada deberemos confirmar que:
Mudarse a nuevas oficinas es increíblemente emocionante, tanto para el personal como para los clientes, aunque puede suponer un reto para el CTO, PMO y COO, entre otros. Encontrar un lugar para trabajar implica complejidades, aunque también oportunidades. La oficina es una de nuestras cartas de presentación hacia el exterior y eso, especialmente comenzando a operar en un nuevo país, es un elemento diferencial. Asesoramiento, investigación y contar con los socios de negocio adecuados puede hacer que nuestra oficina sea el reflejo de nuestra propuesta de valor.
Otras consideraciones
Encontrar un lugar desde el que trabajar implica tantas complejidades como uno se imagina, aunque la oportunidad de «dejar tu huella» merece muchísimo la pena. Tu oficina muestra inmediatamente a tus clientes lo que es tu empresa y lo que representa.
Algunas de las cuestiones sobre las que hay que reflexionar (en resumen):
Organización y distribución
- ¿Cómo trabajan realmente nuestros equipos? Es decir, ¿debe tener planta abierta, tabiques u oficinas?
- ¿Necesitamos despachos para el personal directivo?
- ¿Cuántas salas de reuniones serán necesarias?
- ¿Necesita disponer de taquillas para su personal?
- ¿Cumple los requisitos de seguridad e higiene?
- ¿Qué tipo de sistema de archivo y espacio de almacenamiento?
- Es importante incluir los sistemas de calefacción, ventilación y contra incendios.
Equipamiento
- ¿Cómo se cableará la oficina?
- ¿Estamos cableando para el futuro o para lo que necesita ahora?
- ¿Qué necesitarán nuestros trabajadores en sus mesas? ¿Aparatos bajo el escritorio? ¿Las lámparas?
- ¿Has pensado en los detalles finales? (por ejemplo, el equipo para las bebidas calientes, los microondas, los extintores, incluso el material de papelería, todos necesitarán una ubicación).
- No olvides la importancia de la marca.
A prueba de futuro
- ¿La solución es a corto plazo, o se adapta también al crecimiento futuro?
- ¿Qué necesitaremos el año que viene? ¿Dentro de cinco años?
- ¿Tiene espacio para añadir más personal cuando sea necesario?
Copyright 2015 – 2022 Auxadi Contables & Consultores, S.A. | Todos derechos reservados
Aviso legal | Política de Privacidad y Protección de Datos | Política de cookies