NEWSLETTER

Obligaciones societarias en 2016

  1. TRÁMITES CORPORATIVOS
  2. a) Reunión de la Junta Directiva previa a la Asamblea de Accionistas

Las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades por acciones simplificadas que tengan Junta Directiva deben realizar una reunión de Junta Directiva con el fin de que los representantes legales presenten el informe de gestión de las actividades realizadas durante el año 2015, los estados financieros y el proyecto de distribución de utilidades. La Junta Directiva hace suyo el informe del representante legal y lo presentan en conjunto para aprobación a la Asamblea de Accionistas en la reunión ordinaria de dicho órgano social.

De conformidad con la normatividad colombiana, esta información, que será la misma que sea presentada en la Asamblea Ordinaria, deberá ser aprobada por la Junta Directiva a más tardar con 15 días hábiles de anticipación a la fecha de la reunión ordinaria de la Asamblea, periodo durante el cual los accionistas podrán ejercer su derecho de inspección respecto de los documentos de la sociedad.

Esta reunión de Junta Directiva deberá ser convocada conforme al término estipulado por los estatutos en cada caso.

 

  1. b) Obligación de nombrar revisor fiscal

Para las sociedades de responsabilidad limitada y por acciones simplificadas, debe verificarse si, de acuerdo con la información contable a 31 de diciembre del año 2015, se encuentran obligadas a nombrar un revisor fiscal. Según lo previsto en la Ley 43 de 1990, una sociedad comercial deberá designar revisor fiscal en cualquiera de los siguientes eventos: (i) cuando sus activos brutos al 31 de diciembre del año 2015 sean o excedan 5.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (“SMLMV”) ($3.447.275.000), y/o (ii) cuando sus ingresos brutos durante el año 2015 sean o excedan los 3.000 SMLMV ($2.068.365.000).

 

  1. c) Reunión Ordinaria de Asamblea de Accionistas

La Asamblea General de Accionistas se debe reunir a más tardar el 31 de marzo de 2016. En la reunión ordinaria de Accionistas, además de los nombramientos a que haya lugar se estudia y aprueba la siguiente información:

INFORMACIÓN ASAMBLEA ORDINARIA 2016 DOCUMENTOS

  1. Informe de Gestión y resultados del 2015. Este informe de gestión deberá contener como mínimo legal:

Exposición sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad.

Acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.

Evolución previsible de la sociedad.

Operaciones celebradas con los socios y los administradores.

Estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor.

  1. Estados Financieros (Balance General con corte al 31 de diciembre de 2015; Estado de Actividad Financiera, Económica y Social con corte al 31 de diciembre de 2015; Estado de Cambios en el Patrimonio)
  2. El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social, con especificación de las apropiaciones hechas por concepto de depreciación de activos fijos y de amortización de intangibles.
  3. Proyecto de distribución de utilidades repartibles, con la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto sobre la renta y sus complementarios por el correspondiente ejercicio gravable.
  4. El informe de la Junta Directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad que contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, los siguientes:

Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneración que haya percibido cada uno de los directivos de la sociedad.

Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores, vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones.

Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas a nombre de personas naturales o jurídicas en el 2015.

Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados.

Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera.

Las inversiones discriminadas de la sociedad en otras compañías (nacionales o extranjeras)

  1. Un informe del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea.
  2. El informe escrito del Revisor Fiscal

 

La convocatoria a la reunión ordinaria de asamblea general de accionistas debe enviarse con quince (15) días hábiles de antelación a la fecha de la reunión de Asamblea, en ese plazo no se cuenta el día del envío de la comunicación ni el día de la realización de la reunión. Durante los quince (15) días que transcurren entre la fecha de la convocatoria y la realización de la reunión, los accionistas pueden ejercer el derecho de inspección en las oficinas de la sociedad, para revisar los libros oficiales, las notas a los estados financieros y el informe del revisor fiscal.

  1. TRÁMITES ANTE CÁMARA DE COMERCIO

Renovación de la matricula mercantil.

Las personas jurídicas inscritas en la Cámara de Comercio deben renovar la matrícula mercantil anualmente, dentro de los tres primeros meses del año. El plazo para realizar la renovación de la matricula mercantil vence el 31 de marzo de 2016.

El costo de este trámite depende del valor de los activos a 31 de diciembre de 2015. Su incumplimiento puede conllevar la imposición de sanciones por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. En el evento de tener inscritos establecimientos de comercio también debe realizarse el trámite de renovación de los mismos, dentro del plazo señalado anteriormente.

Renovación del Registro Único de Proponentes

Las sociedades que se encuentren registradas ante el Registro Único de Proponentes (“RUP”), deberán adelantar la renovación de su inscripción ante la Cámara de Comercio correspondiente, a más tardar el 7 de abril del presente año.

Para poder adelantar la renovación mencionada se deberán presentar los estados financieros del 31 de diciembre de 2015 aprobados por la Asamblea General de Accionistas e información relacionada con el tamaño y funcionamiento de la sociedad.

Depósito de estados financieros

De conformidad con el artículo 41 de la ley 222 de 1995, se deben depositar en la cámara de Comercio los estados financieros  de propósito general de las sociedades en la Cámara de Comercio del domicilio principal. Sin embargo, las sociedades que depositen los estados financieros en la Superintendencia de Sociedades (sociedades vigiladas y las requeridas específicamente), no tendrán que depositarlos en las Cámaras de Comercio.

Los estados financieros se deben depositar dentro del mes siguiente a la fecha de aprobación de los mismos, por parte del máximo órgano social.

III. TRÁMITE ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Presentación de estados financieros a 31 de diciembre de 2015 y documentos adicionales – Informe 01-

Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y las empresas unipersonales vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades deben remitir a dicha entidad, los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2015 certificados y dictaminados, en las fechas establecidas en las Circulares Externas 115-000008 y 201-000007.

Asimismo, están obligadas a remitir la información las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sometidas a inspección, a las cuales mediante acto administrativo de carácter particular y concreto les sea impartida la orden respectiva.

Conforme a la Circular 201-000007, se presentan los plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015, certificados y dictaminados en el 2016, para sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales, entidades Empresariales en acuerdo recuperatorio, en liquidación judicial, en liquidación voluntaria y clubes con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación.

Adicional a la información financiera que se remite a través del sistema Storm establecido por la Superintendencia, se debe presentar la siguiente documentación.

  1. i) Las sociedades vigiladas y controladas:

Certificación del representante legal y el contador de que los estados financieros remitidos a la Superintendencia cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina.

El informe de gestión.

El dictamen del Revisor Fiscal

Las notas explicativas de los estados financieros.

  1. ii) Las sociedades inspeccionadas:

Certificación del representante legal y el contador de que los estados financieros remitidos a la Superintendencia cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina.

Las notas explicativas de los estados financieros.

En todo caso, se entenderán recibidos los estados financieros con la presentación de los documentos adicionales, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT.

Presentación del informe de Prácticas Empresariales –Informe 42-

Deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control.

Las sociedades comerciales y las empresas unipersonales vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades deben remitir a la Superintendencia de Sociedades el informe de prácticas empresariales, en las fechas establecidas por la entidad, teniendo en cuenta los dos (2) últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir digito de verificación.

Este informe no deberá ser remitido por las sociedades inspeccionadas, las sucursales de sociedades extranjeras, ni las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, en concordato o acuerdo recuperatorio.

Conforme a las Circulares 201-000007 y 115-000008, se presenta el cuadro con las fechas de los plazos para el envío del Informe de prácticas empresariales, para sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales, entidades Empresariales en acuerdo recuperatorio, en liquidación judicial, en liquidación voluntaria y clubes con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas, y para Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales clasificadas en el Grupo 1 – NIIF Plenas (Decreto 2784 de 2012 y modificatorios).

Obligación de implementar el Manual de Riesgos- SARLAFT

De acuerdo con la circular externa de la Superintendencia de Sociedades No. 100-00005, toda sociedad vigilada por esta Superintendencia que, a 31 de diciembre de 2015, registre ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 SMLMV, ($103.096.320.000), estará obligada a implementar el sistema de autocontrol y gestión de riesgo Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT). El diseño del Manual de Riesgos es responsabilidad del representante legal quien deberá presentárselo a la junta directiva o, en caso de no haber, al máximo órgano social para su aprobación, de la que debe quedar constancia en el acta de la correspondiente reunión.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInEmail this to someonePrint this page