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Libros que deben registrarse en la Cámara de Comercio. Aspectos a tener en cuenta.

El Decreto Ley 019 de enero de 2012, Ley Antitrámites, afirma que ya no es obligatorio registrar los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio. El Decreto Ley 019 modificó el Código de Comercio, en el que determinó cuáles son los libros que deben registrarse.

Los únicos libros que deben seguir registrándose en la respectiva Cámara de Comercio de la jurisdicción, según el artículo 28 del Código de Comercio, son los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios. Antes de la modificación se indicaba que también los libros de contabilidad debían ser registrados.

Ahora, si los libros de contabilidad se pierden, estos deben ser reconstruidos en libros que no tienen que estar registrados; si los otros libros también se pierden, tendrán que volverse a registrar en la Cámara de Comercio para poder reconstruirlos. Sumado a lo anterior, vale la pena recordar que el registro de estos libros es de carácter obligatorio y se puede hacer de forma virtual.

Corresponden a cada sociedad

• Para las sociedades por acciones (anónimas, comanditarias por acciones y por acciones simplificadas) corresponde el libro de registro de accionistas y libro de actas de asamblea de accionistas.
• Para las demás sociedades corresponden los libros de registro de socios y libro de juntas de socios.

Para tener en cuenta

• Cuando la ley lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.
• En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar en el que funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.
• Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.
• Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que al anterior le falten pocos folios por utilizar o que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.
• Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.
• Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados 4 meses de su inscripción.
• Existe el servicio adicional de venta de libros en tamaño carta. Se pueden comprar hojas, hoja suelta, formas continuas. En caso que se quiera el servicio a domicilio, los libros serán entregados en la dirección comercial reportada por el comerciante.

Documentos en mano
• Se debe anexar fotocopia del documento de identificación.
• Fotocopia de la tarjeta profesional del contador público o revisor fiscal en caso de tenerlo. Si la empresa no está obligada a tener contador público o revisor fiscal, debe presentar los libros terminados.

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